Accès aux archives

Les instruments de recherche

La Mission oriente les chercheurs dans les fonds d'archives du ministère en mettant à leur disposition trois types d'instrument de recherche :

• l'état des versements effectués aux Archives nationales et conservés au Service des Archives nationales site de Fontainebleau (présentation par direction ou service de la liste complète des versements avec un sommaire pour chacun d'eux);
• l'état thématique des fonds (présentation par thème de recherche des fonds concernés avec un sommaire pour chacun d'eux), accessible en ligne;
• les répertoires numériques (proposant une description détaillée de chaque versement).

Ces instruments de recherche sont consultables au CARAN (Centre d'Accueil et de Recherche des Archives Nationales), ainsi qu'en salle de lecture du Service des Archives nationales site de Fontainebleau .

Les chercheurs en histoire contemporaine travaillent fréquemment sur des sources d'archives dont les délais de communicabilité ne sont pas encore arrivés à terme. Ils doivent alors effectuer une demande de dérogation pour laquelle la mission peut leur apporter une aide technique.

Règles de communicabilité

Les documents administratifs tels que définis par la loi du 17 juillet 1978 consultables dès leur création sont immédiatement communicables. Pour les autres documents, la communication est soumise aux délais fixés par le livre 2 du code du patrimoine (L. 213-1 à L. 213-4) :

• le délai de droit commun : les archives publiques sont communicables de plein droit (Code du patrimoine, art. L. 213-1),
• des délais spéciaux sont prévus pour les archives publiques afin de répondre à la nécessité de confidentialité inhérente à certains types de documents ou d'information :

Vingt-cinq ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier:

• Pour les documents dont la communication porte atteinte au secret des délibérations du Gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif, à la conduite des relations extérieures, à la monnaie et au crédit public, au secret en matière commerciale et industrielle, à la recherche par les services compétents des infractions fiscales et douanières ou au secret en matière de statistiques sauf lorsque sont en cause des données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportements d'ordre privé mentionnées aux 4° et 5° ;
• Pour les documents mentionnés au dernier alinéa de l'article 1er de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 précitée, à l'exception des actes et documents produits ou reçus par les assemblées parlementaire
• Pour les documents élaborés dans le cadre d'un contrat de prestation de services exécuté pour le compte d'une ou de plusieurs personnes déterminées, sauf si ces documents entrent, du fait de leur contenu, dans le champ d'application des 3° ou 4° du présent I ;

Vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l'intéressé,

pour les documents dont la communication porte atteinte au secret médical. Si la date du décès n'est pas connue, le délai est de cent vingt ans à compter de la date de naissance de la personne en cause ;

Cinquante ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier,

pour les documents dont la communication porte atteinte au secret de la défense nationale, aux intérêts fondamentaux de l’État dans la conduite de la politique extérieure, à la sûreté de l’État, à la sécurité publique ou à la protection de la vie privée, à l'exception des documents mentionnés aux 4° et 5°. Le même délai s'applique aux documents qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, ou qui font apparaître le comportement d'une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice.

Le même délai s'applique aux documents relatifs à la construction, à l'équipement et au fonctionnement des ouvrages, bâtiments ou parties de bâtiment utilisés pour la détention des personnes ou recevant habituellement des personnes détenues. Ce délai est décompté depuis la fin de l'affectation à ces usages des ouvrages, bâtiments ou parties de bâtiment en cause ;

Soixante-quinze ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier,

ou un délai de vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref :

• Pour les documents dont la communication porte atteinte au secret en matière de statistiques lorsque sont en cause des données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportements d'ordre privé ;
• Pour les documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire ;
• Pour les documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l'exécution des décisions de justice ;
• Pour les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels ;
• Pour les registres de naissance et de mariage de l'état civil, à compter de leur clôture ;

Cent ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier,

ou un délai de vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref, pour les documents mentionnés au 4° qui se rapportent à une personne mineure.

Les mêmes délais s'appliquent aux documents couverts ou ayant été couverts par le secret de la défense nationale dont la communication est de nature à porter atteinte à la sécurité de personnes nommément désignées ou facilement identifiables. Il en est de même pour les documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire, aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l'exécution des décisions de justice dont la communication porte atteinte à l'intimité de la vie sexuelle des personnes.

Ne peuvent être consultées les archives publiques dont la communication est susceptible d'entraîner la diffusion d'informations permettant de concevoir, fabriquer, utiliser ou localiser des armes nucléaires, biologiques, chimiques ou toutes autres armes ayant des effets directs ou indirects de destruction d'un niveau analogue.

Toutefois, la loi prévoit une procédure particulière pour délivrer une autorisation exceptionnelle de consulter des documents n'ayant pas atteint le délai légal de communicabilité : c'est la communication par dérogation. Cette autorisation qui est accordée par le ministre de la Culture après accord du service ayant effectué le versement, s'applique à une personne nommément désignée et pour une liste de documents identifiés par une cote.